Хранители фондов

Архивный отдел в Верховажском районе – структурное подразделение администрации муниципалитета. Он появился в 1918 году и долгое время находился в здании милиции. В 80-е годы произошёл переезд его на третий этаж, а в 1990 году – на первый, купеческого дома по улице Петухова, д.17 (где также располагается Школа искусств).

Учёт документов

Отдел состоит из пяти архивохранилищ с постоянным сроком хранения и одной рабочей комнаты. На протяжении последних 20 лет руководит подразделением Светлана Малыгина, главной её помощницей более 13 лет трудится ведущий специалист Елена Стениловская.

Светлана Малыгина трудится в архиве на протяжении 20 лет

«Наш отдел одновременно выполняет функции органа управления архивным делом в районе и муниципального архива. Он комплектуется управленческой документацией постоянного срока хранения, а также документами по личному составу предприятий-банкротов, – рассказывает Светлана Николаевна. – Основные задачи отдела – обеспечение сохранности, учёта архивных документов и укрепление материально-технической базы, проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, предоставление муниципальной услуги по информационному обеспечению заявителей, комплектование архива документами архивного фонда».

Важная работа архива – ведение учёта документов. Он осуществляется на основании правил и регламента государственного учёта документов архивного фонда РФ. Ежегодно составляется паспорт архива, в соответствии с правилами ведутся основные учётные документы: книга учёта поступлений документов, список фондов, лист фонда, опись дел, реестр описей дел и лист-заверитель дела.

История всего района

На 1 января 2022 года в архиве имеется 134 фонда на бумажных носителях, в том числе 87 – управленческой документации, и 47 фондов документов по личному составу. В фондах – 38072 единицы хранения. Все они внесены в описи, в том числе 24111 единиц хранения управленческой и научно-технической документации и 13961 единица хранения документов по личному составу.

Ведущий специалист – Елена Стениловская

«В Верховажском архиве нет особо ценных документов, также здесь не хранятся ни фото-, ни видеоматериалы, – продолжает Светлана Малыгина. – До 2006 года в отделе хранились документы с переменным составом, это означает, что их мы передавали в государственную собственность. К примеру, все фонды по сельсоветам до 1993 года, а также по статистике и финансовому управлению мы направили в госархив. Теперь же все документы находятся у нас бессрочно.

Сейчас в архиве 433 описи документов на бумажных носителях, в том числе 254 описи управленческой документации и 179 описей по личному составу. Все они занесены в базу данных архивного фонда (версия 4). На 1 января 2022 года в списке источников комплектования состоит 39 организаций. На каждую из них в архиве ведётся наблюдательное дело, в которое включаются документы, характеризующие их правовой статус деятельности».

Требуется расширение площади

На сегодняшний день загруженность архивохранилищ составляет 99%. Протяжённость металлических стеллажей – 392 погонных метра. Все документы помещены в специальные картонные коробки, которые сотрудники отдела приобретают в областной столице и собирают уже на месте.

Информацию по любому предприятию легко найти с помощью топографического указателя, размещённого на каждом стеллаже. Здесь же обозначены номера секций и полок. Любой гражданин, кто хочет обратиться к архивным документам, может прийти в учреждение, но работать с ними можно только под присмотром специалистов, выносить бумаги ни в коем случае нельзя.

«Одним из главных направлений деятельности архивного отдела остаётся исполнение социально-правовых запросов, поступающих от граждан, организаций, предприятий и учреждений, – сказала руководитель отдела. – В 2021 году поступило 457 социально-правовых запросов и 40 тематических. Для их исполнения из фондов было выдано 3194 дела. Запросы трудоёмкие, но мы стараемся помочь каждому».

Прошлой осенью в архивном отделе поменяли систему отопления. Теперь гораздо проще поддерживать необходимую температуру воздуха в 18 градусов. За счёт переноса котельной площадь увеличится ещё на один кабинет. Хотя этого, по мнению специалистов, будет недостаточно, ведь с каждым годом фонды только расширяются.

Наверняка многие думают, что работа в архиве скучна, но это не так, ведь на архивных полках хранится история. И как часто маленький листок с этой полки меняет судьбу человека и порой становится единственным доказательством правды.

Наталья КУЗНЕЦОВА. Фото автора

«Верховажский вестник» №17 за 16 марта 2022 года

Читайте также:

Исследователь прошлого. Как становятся краеведами и о неизвестных фактах верховажской истории

В гости к реставраторам

Иваны, родство помнящие. Уроженцы Кочевара составляют родословные и восстанавливают церковь